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Título

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Gerente de Controle de Documentos

Descrição

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Estamos à procura de um Gerente de Controle de Documentos altamente organizado e detalhista para supervisionar a gestão e o controle de documentos dentro da empresa. O profissional será responsável por garantir que todos os documentos sejam armazenados, acessados e distribuídos de maneira eficiente e segura, seguindo as normas e regulamentações aplicáveis. O candidato ideal terá experiência em gerenciamento de documentos, conhecimento de sistemas de arquivamento digital e físico, além de habilidades de liderança para coordenar equipes e processos. O Gerente de Controle de Documentos desempenhará um papel fundamental na organização e manutenção de registros essenciais para a empresa, garantindo a conformidade com políticas internas e requisitos legais. Ele será responsável por desenvolver e implementar procedimentos para a criação, revisão, aprovação, distribuição e arquivamento de documentos, assegurando que todas as informações estejam acessíveis apenas para as partes autorizadas. Além disso, o profissional deverá trabalhar em estreita colaboração com diferentes departamentos para garantir que os documentos sejam gerenciados de forma eficiente e que os processos de controle de documentos sejam continuamente aprimorados. A capacidade de identificar e implementar melhorias nos sistemas de gerenciamento documental será essencial para o sucesso nesta função. O candidato ideal deve possuir habilidades analíticas e organizacionais excepcionais, além de experiência com softwares de gerenciamento de documentos e conformidade regulatória. A atenção aos detalhes e a capacidade de trabalhar sob pressão para cumprir prazos são qualidades essenciais para este cargo. Se você tem experiência em controle de documentos e deseja contribuir para a eficiência e segurança da informação dentro de uma organização, esta é uma excelente oportunidade para você.

Responsabilidades

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  • Gerenciar e supervisionar o armazenamento, organização e distribuição de documentos.
  • Garantir a conformidade com normas e regulamentações aplicáveis ao controle de documentos.
  • Desenvolver e implementar políticas e procedimentos para a gestão documental.
  • Coordenar a digitalização e arquivamento de documentos físicos e eletrônicos.
  • Assegurar que os documentos sejam acessíveis apenas para usuários autorizados.
  • Treinar e orientar a equipe sobre boas práticas de controle de documentos.
  • Realizar auditorias periódicas para garantir a integridade e segurança dos documentos.
  • Colaborar com diferentes departamentos para otimizar processos de gerenciamento documental.

Requisitos

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  • Graduação em Administração, Arquivologia, Gestão da Informação ou áreas relacionadas.
  • Experiência comprovada em gerenciamento de documentos e controle de arquivos.
  • Conhecimento de sistemas de gerenciamento documental e arquivamento digital.
  • Familiaridade com normas e regulamentações de controle de documentos.
  • Habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
  • Capacidade de liderar equipes e coordenar processos.
  • Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
  • Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos.

Perguntas potenciais de entrevista

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  • Você tem experiência com sistemas de gerenciamento documental?
  • Como você garante a conformidade com normas e regulamentações no controle de documentos?
  • Pode descrever um desafio que enfrentou na gestão de documentos e como o resolveu?
  • Quais estratégias você utiliza para garantir a segurança e integridade dos documentos?
  • Como você lida com solicitações urgentes de documentos em um ambiente de alta demanda?
  • Você já implementou melhorias em processos de controle de documentos? Como foi?
  • Como você treina e orienta sua equipe sobre boas práticas de gerenciamento documental?
  • Quais ferramentas ou softwares de gerenciamento documental você já utilizou?